Google Sheets – ഒരു പരിചയം What is Google Sheets?

October 10, 2025

💠 Google Sheets – ഒരു പരിചയം

🔹 Google Sheets എന്താണ്?

Google Sheets എന്നത് Google വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത ഒരു ഓൺലൈൻ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് പ്രോഗ്രാം ആണ്.
ഇത് MS Excel പോലെയാണ്, പക്ഷേ ക്ലൗഡ് അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ളതിനാൽ ഇന്റർനെറ്റ് വഴി ഉപയോഗിക്കാനും, ഒരേ സമയം പലരുമായി സഹകരിക്കാനുമാകുന്നു.

Sheets, Google Workspace (Drive, Docs, Slides, Forms മുതലായവ) പാക്കേജിന്റെ ഭാഗമാണ്.

🔹 MS Excel നും Google Sheets നും ഉള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ

ഘടകം	MS Excel	Google Sheets
ഉപയോഗം	Offline (കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്ത്)	Online (ബ്രൗസറിൽ)
Installation	Microsoft Office ആവശ്യം	ഇല്ല – ബ്രൗസറിൽ നേരിട്ട്
Save ചെയ്യൽ	Manual save	Auto-save (Google Drive)
Collaboration	അയച്ച് പങ്കിടണം	ഒരേ സമയം പലരും എഡിറ്റ് ചെയ്യാം
Version Control	Limited	Version History ലഭ്യമാണ്
Storage	കമ്പ്യൂട്ടറിൽ	Google Drive-ൽ
Accessibility	ഒരു ഉപകരണത്തിൽ മാത്രം	ഏത് ഉപകരണത്തിലുമുള്ള ആക്സസ്

🔹 Google Sheets എങ്ങനെ ആക്സസ് ചെയ്യാം

ബ്രൗസറിൽ https://sheets.google.com തുറക്കുക.
നിങ്ങളുടെ Google അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിച്ച് Sign in ചെയ്യുക.
“+ Blank” ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ പുതിയ ഷീറ്റ് തുറക്കും.

🔹 എവിടെ സേവ് ചെയ്യും?

Google Sheets-ൽ സൃഷ്ടിക്കുന്ന എല്ലാ ഫയലുകളും Google Drive-ലാണ് സ്വയം (auto) സേവ് ചെയ്യുന്നത്.
മാറ്റങ്ങൾ നിങ്ങൾ ചെയ്തുകൊണ്ടിരിക്കുമ്പോൾ തന്നെ സംരക്ഷിക്കപ്പെടും.

🔹 പുതിയ ഷീറ്റ് (New)

+ Blank ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പുതിയ ഷീറ്റ് ആരംഭിക്കാം.
അല്ലെങ്കിൽ File → New → Spreadsheet തിരഞ്ഞെടുക്കാം.

🔹 Open (തുറക്കുക)

File → Open → Drive-ൽ നിന്നോ, Upload ചെയ്ത ഫയലുകളിലോ നിന്നും തുറക്കാം.
പഴയ ഷീറ്റ്‌സുകൾ Recent വിഭാഗത്തിൽ കാണാം.

🔹 Import (ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുക)

മറ്റ് ഫോർമാറ്റുകളിലുള്ള ഫയലുകൾ (ഉദാ: Excel, CSV, TSV) Sheets-ലേക്ക് ഇറക്കുമതി ചെയ്യാം.

File → Import → Upload file / Google Drive / Link

🔹 Make a Copy (ഒരു പകർപ്പ് ഉണ്ടാക്കുക)

File → Make a copy → പുതിയ പേരിൽ നിങ്ങളുടെ Drive-ൽ കോപ്പി ഉണ്ടാകും.

🔹 Share (പങ്കിടുക)

മുകളിലെ Share ബട്ടൺ അമർത്തുക.
പങ്കിടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന വ്യക്തികളുടെ ഇമെയിൽ നൽകുക.
അനുമതി ക്രമീകരിക്കാം: Viewer / Commenter / Editor.

🔹 Email (ഇമെയിൽ വഴി അയയ്ക്കുക)

File → Email → Email this file
PDF, Excel, അല്ലെങ്കിൽ plain text ആയി അയയ്ക്കാം.

🔹 Download (ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക)

File → Download →
- Microsoft Excel (.xlsx)
- PDF Document (.pdf)
- CSV (.csv)
- OpenDocument (.ods) തുടങ്ങിയ ഫോർമാറ്റുകൾ.

🔹 Rename (പേരുമാറ്റം ചെയ്യുക)

ഫയലിന്റെ മുകളിൽ ഉള്ള പേരിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പുതിയ പേര് നൽകുക.

🔹 Move (മാറ്റുക)

File → Move to → ഫയൽ മറ്റൊരു ഫോൾഡറിലേക്കു മാറ്റാം.

🔹 Add Shortcut to Drive

File → Add shortcut to Drive → ഷോർട്ട്‌കട്ട് ഉണ്ടാക്കാം.

🔹 Move to Trash (ട്രാഷിലേക്കു മാറ്റുക)

File → Move to trash → ഫയൽ നീക്കം ചെയ്യാം.
Drive-ൽ നിന്നും പിന്നീട് തിരിച്ചെടുക്കാനോ മായ്ക്കാനോ കഴിയും.

🔹 Version History (പതിപ്പ് ചരിത്രം)

File → Version History → See version history
പഴയ പതിപ്പുകൾ കാണാനും പഴയതിലേക്ക് മടങ്ങാനും കഴിയും.

🔹 Make Available Offline

File → Make available offline
ഇന്റർനെറ്റ് ഇല്ലാതെയും ഫയൽ എഡിറ്റ് ചെയ്യാം.
ബന്ധം തിരിച്ചുകിട്ടുമ്പോൾ മാറ്റങ്ങൾ sync ചെയ്യും.

🔹 Details (വിശദാംശങ്ങൾ)

File → Details → ഉടമ, സൃഷ്ടിച്ച തീയതി, അവസാനമായി എഡിറ്റ് ചെയ്തവർ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ കാണാം.

🔹 Security Limitations (സുരക്ഷാ പരിമിതികൾ)

ഓൺലൈൻ ആയതിനാൽ ഇന്റർനെറ്റ് ആവശ്യമുണ്ട്.
ഗൂഗിൾ അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിച്ച് മാത്രമേ ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയൂ.
സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ Private ആയി സേവ് ചെയ്യാം.

🔹 Settings (ക്രമീകരണങ്ങൾ)

File → Settings → ഡിഫോൾട്ട് ഭാഷ, കണക്ക് ക്രമം (calculation), തീയതി ഫോർമാറ്റ് എന്നിവ ക്രമപ്പെടുത്താം.

🔹 Print (പ്രിന്റ് ചെയ്യുക)

File → Print (Ctrl + P)
Page setup, Orientation, Scale, Margins തുടങ്ങിയവ ക്രമപ്പെടുത്താം.

✨ സംഗ്രഹം

Google Sheets എന്നത് ഒരു സൗജന്യവും ആധുനികവുമായ ക്ലൗഡ് അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ടൂൾ ആണ്.
ഡാറ്റാ അനാലിസിസ്, ബിസിനസ് റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഫിനാൻഷ്യൽ കണക്കുകൾ, വിദ്യാഭ്യാസ ആവശ്യങ്ങൾ തുടങ്ങിയവയ്ക്കെല്ലാം വളരെ പ്രായോഗികമാണ്.
ഇത് Auto-save, Collaboration, Anywhere Access എന്നീ മൂന്നു പ്രധാന ഗുണങ്ങൾ കൊണ്ട് Excel-നേക്കാൾ ഉപയോഗസൗകര്യമുള്ളതുമാണ്.

============================

Explore International

Call: 95390 51386, 90618 72388, 79077 38181

============================

ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്‌സ്: ഒരു വിശദമായ കുറിപ്പ്

എന്താണ് ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്‌സ്? (What is Google Sheets?)

ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്സ് എന്നത് ഗൂഗിളിൻ്റെ സൗജന്യ ഓൺലൈൻ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് (Online Spreadsheet) പ്രോഗ്രാമാണ്. ഡാറ്റാ എൻട്രി, കണക്കുകൂട്ടലുകൾ, വിശകലനം, ചാർട്ടുകൾ, ഗ്രാഫുകൾ എന്നിവ നിർമ്മിക്കാനായി സെല്ലുകൾ (Cells), നിരകൾ (Columns), വരികൾ (Rows) എന്നിവയുള്ള ഒരു വർക്ക് ഷീറ്റ് (Worksheet) ഇത് നൽകുന്നു. ഒരു വെബ് ബ്രൗസറിലൂടെയോ മൊബൈൽ ആപ്പിലൂടെയോ എവിടെ നിന്നും പ്രവർത്തിപ്പിക്കാം.

എം.എസ്. എക്സലും ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്‌സും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം (Difference between MS Excel and Sheets)

സവിശേഷത (Feature)	എം.എസ്. എക്സൽ (MS Excel)	ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്‌സ് (Google Sheets)
പ്ലാറ്റ്‌ഫോം	പ്രധാനമായും ഡെസ്ക്ടോപ്പ് അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളത് (സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യണം).	പൂർണ്ണമായും വെബ് അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളത് (ബ്രൗസറിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു).
സഹകരണം (Collaboration)	പരിമിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ; ഫയലുകൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യേണ്ടി വരും.	ഒന്നിലധികം ആളുകൾക്ക് ഒരേ സമയം ഷീറ്റ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും കാണാനും സാധിക്കും.
ഡാറ്റാ സേവിംഗ്	ഉപയോക്താവ് സ്വയം സേവ് ചെയ്യണം; കമ്പ്യൂട്ടറിലാണ് ഫയൽ സൂക്ഷിക്കുന്നത്.	ഓരോ മാറ്റവും ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവിൽ സേവ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു.
ഓൺലൈൻ ഫങ്ഷനുകൾ	ഓൺലൈൻ ഡാറ്റാ ഫീഡുകൾക്ക് പ്രത്യേക കോൺഫിഗറേഷൻ ആവശ്യമാണ്.	GoogleFinance, GoogleTranslate പോലുള്ള ഓൺലൈൻ ഫങ്ഷനുകൾ നേരിട്ട് ലഭ്യമാണ്.
വിശാലത (Scalability)	വളരെ വലിയ ഡാറ്റാ സെറ്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കൂടുതൽ ശക്തിയുള്ളത്.	വളരെ വലിയ ഷീറ്റുകൾക്ക് വേഗത കുറഞ്ഞേക്കാം (സെല്ലുകളുടെ എണ്ണത്തിൽ പരിമിതിയുണ്ട്).

ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്‌സ് എങ്ങനെ ആക്‌സസ് ചെയ്യാം? (How to Access Sheets?)

Browser വഴി: ഒരു വെബ് ബ്രൗസർ തുറന്ന് sheets.google.com എന്ന വിലാസത്തിൽ പ്രവേശിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഗൂഗിൾ അക്കൗണ്ട് (Gmail) ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുക.
Google Drive വഴി: drive.google.com തുറന്ന് New ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Google Sheets തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
മൊബൈൽ ആപ്പ്: ആൻഡ്രോയിഡ് അല്ലെങ്കിൽ iOS ഉപകരണങ്ങളിൽ Google Sheets App ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് ഉപയോഗിക്കാം.

ഫയൽ മാനേജ്മെൻ്റ്, പങ്കിടൽ, മറ്റു ഓപ്ഷനുകൾ (File Management, Sharing, and Other Options)

1. എവിടെ സേവ് ചെയ്യുന്നു? (Where does it save?)

ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്സിൽ നിങ്ങൾ വരുത്തുന്ന എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും ഓരോ സെക്കൻഡിലും ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി നിങ്ങളുടെ ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവിൽ (Google Drive) സേവ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു.

2. ഡോക്യുമെൻ്റിന് പേര് നൽകൽ (Naming a Document)

ഷീറ്റിൻ്റെ മുകളിൽ ഇടതുവശത്തുള്ള "Untitled Spreadsheet" എന്ന ഭാഗത്ത് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പുതിയ പേര് നൽകാം.

3. പ്രധാന മെനു ഓപ്ഷനുകൾ ('File' Menu Options)

ഓപ്ഷൻ (Option)	മലയാളം വിശദീകരണം (Explanation in Malayalam)
പുതിയത് (New)	പുതിയൊരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് തുടങ്ങാൻ (Blank Sheet അല്ലെങ്കിൽ Template ഉപയോഗിച്ച്).
തുറക്കുക (Open)	ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവിൽ നിന്നോ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ നിന്നോ ഒരു ഫയൽ തുറക്കാൻ.
ഇംപോർട്ട് (Import)	നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ നിന്ന് .xlsx (Excel), .csv പോലുള്ള ഫയലുകൾ ഷീറ്റ്സിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാൻ.
പകർത്തുക (Make a Copy)	നിലവിലുള്ള ഷീറ്റിൻ്റെ അതേ ഉള്ളടക്കത്തോടെ ഒരു പുതിയ ഫയൽ സൃഷ്ടിക്കാൻ.
പങ്കിടുക (Share)	ഷീറ്റ് മറ്റുള്ളവരുമായി സഹകരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ വേണ്ടി പങ്കിടുക. Editor, Commenter, Viewer എന്നീ അനുമതികൾ നൽകാം.
ഇമെയിൽ (Email)	ഷീറ്റ് നേരിട്ട് ഇമെയിൽ ചെയ്യുക (Excel, PDF ഫോർമാറ്റുകളിൽ).
ഡൗൺലോഡ് (Download)	ഷീറ്റ് നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് .xlsx (MS Excel), PDF, .csv തുടങ്ങിയ ഫോർമാറ്റുകളിൽ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാൻ.
പേരുമാറ്റുക (Rename)	സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൻ്റെ പേര് മാറ്റാൻ.
നീക്കുക (Move)	ഷീറ്റ് ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവിനുള്ളിലെ മറ്റൊരു ഫോൾഡറിലേക്ക് മാറ്റാൻ.
ഡ്രൈവിലേക്ക് കുറുക്കുവഴി ചേർക്കുക (Add Shortcut to Drive)	മറ്റ് ഫോൾഡറുകളിലേക്ക് എളുപ്പത്തിൽ ആക്‌സസ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു Shortcut ചേർക്കാൻ.
ട്രാഷിലേക്ക് മാറ്റുക (Move to Trash)	ഷീറ്റ് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ. (30 ദിവസത്തിന് ശേഷം ഇത് പൂർണ്ണമായി നീക്കം ചെയ്യപ്പെടും).
മാറ്റങ്ങൾ കാണിക്കുക (Version History)	ഷീറ്റിൽ വരുത്തിയ എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും, ആര് വരുത്തി, എപ്പോൾ വരുത്തി എന്നും കാണാൻ. പഴയ ഒരു പതിപ്പിലേക്ക് തിരികെ പോകാനും സാധിക്കും.
ഓഫ്‌ലൈനിൽ ലഭ്യമാക്കുക (Make available offline)	ഇൻ്റർനെറ്റ് ഇല്ലാത്തപ്പോഴും ഈ ഷീറ്റ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ വേണ്ടി സജ്ജമാക്കുക.
വിശദാംശങ്ങൾ (Details)	ഷീറ്റിൻ്റെ ഉടമസ്ഥൻ, സ്ഥാനം, സൃഷ്ടിച്ച തീയതി തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ കാണാൻ.
സെറ്റിംഗ്സ് (Settings)	വർക്ക്ബുക്ക് തലത്തിലുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ (ഉദാഹരണത്തിന്: ലൊക്കേഷൻ, റീ കാൽക്കുലേഷൻ മോഡ്) മാറ്റാൻ.

4. പേജ് സജ്ജീകരണം (Page Setup) / പ്രിൻ്റ് (Print)

'File' മെനുവിൽ Print ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ പേജ് സജ്ജീകരണങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കാനുള്ള വിൻഡോ തുറന്നുവരും:

പ്രിൻ്റ് ഏരിയ (Print Area): മുഴുവൻ ഷീറ്റോ, തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന സെല്ലുകളോ പ്രിൻ്റ് ചെയ്യണോ എന്ന് തീരുമാനിക്കാം.
ഓറിയൻ്റേഷൻ (Orientation): ലംബമായോ (Portrait) തിരശ്ചീനമായോ (Landscape) പ്രിൻ്റ് ചെയ്യാൻ തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
സ്കെയിലിംഗ് (Scaling): ഡാറ്റ ഒരു പേജിലേക്ക് ഒതുങ്ങാനായി ഷീറ്റിൻ്റെ വലിപ്പം ക്രമീകരിക്കാം.

5. സുരക്ഷാ പരിമിതികൾ (Security Limitations)

ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്സ് സുരക്ഷിതമാണ്. എന്നാൽ സുരക്ഷാ ക്രമീകരണങ്ങൾ ഉപയോക്താവിൻ്റെ നിയന്ത്രണത്തിലാണ്:

പങ്കിടൽ ക്രമീകരണങ്ങൾ (Sharing Permissions): നിങ്ങൾ ഒരു ഷീറ്റ് പങ്കിടുമ്പോൾ, ആർക്കാണ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും (Edit), കമൻ്റ് ചെയ്യാനും (Comment), കാണാനും (View) അനുമതിയുള്ളതെന്ന് ശ്രദ്ധയോടെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
ഷീറ്റ് പരിരക്ഷണം (Protect Sheet): ഒരു ഷീറ്റിലെ നിർദ്ദിഷ്ട സെല്ലുകൾ മറ്റുള്ളവർ എഡിറ്റ് ചെയ്യാതിരിക്കാൻ "Protect Sheet and Ranges" ഓപ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കാം.
Google Account Security: ഗൂഗിൾ അക്കൗണ്ട് സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുന്നത് ഡാറ്റയുടെ സുരക്ഷയ്ക്ക് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.