MS EXCEL – തുടക്കക്കാർക്കുള്ള ഗൈഡ്-Part-1

🧩 Excel എന്താണ്?

Excel എന്നത് കണക്കുകൾ, ലിസ്റ്റുകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഹാജർ, ശമ്പളം, സ്റ്റോക്ക്, ഡാറ്റ എന്നിവ സൂക്ഷിക്കാനും കണക്കുകൂട്ടാനും ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ്.

👉 Excel തുറക്കുമ്പോൾ കാണുന്ന വലിയ പേജ് ആണ് Worksheet
👉 അതിലെ ചെറിയ ചതുരങ്ങൾ ആണ് Cells


🟦 Excel തുറക്കുമ്പോൾ കാണുന്ന പ്രധാന ഭാഗങ്ങൾ

  • Row (വരി) → 1, 2, 3, 4…

  • Column (നിര) → A, B, C, D…

  • Cell → ഒരു Row + Column ചേർന്നത് (ഉദാ: A1, B2)


🟢 1️⃣ FILE MENU (ഫയൽ മെനു)

👉 Excel ഫയലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ കാര്യങ്ങളും ഇവിടെ ആണ്.

🔹 File → New

  • പുതിയ Excel ഫയൽ തുറക്കാൻ

🔹 File → Open

  • മുമ്പ് സേവ് ചെയ്ത Excel ഫയൽ തുറക്കാൻ

🔹 File → Save

  • ഇപ്പോഴത്തെ ഫയൽ സേവ് ചെയ്യാൻ

  • ആദ്യമായി സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ:

    • File name കൊടുക്കുക

    • Location തിരഞ്ഞെടുക്കുക

🔹 File → Save As

  • പുതിയ പേരിൽ സേവ് ചെയ്യാൻ

  • PDF ആയി സേവ് ചെയ്യാനും ഉപയോഗിക്കും

🔹 File → Print

  • Excel പ്രിന്റ് എടുക്കാൻ


🟢 2️⃣ HOME TAB (ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട Tab)

👉 Excel-ൽ കൂടുതലായി ഉപയോഗിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ എല്ലാം ഇവിടെ ആണ്.


✏️ Clipboard Section

  • Cut (Ctrl+X) → മാറ്റാൻ

  • Copy (Ctrl+C) → കോപ്പി ചെയ്യാൻ

  • Paste (Ctrl+V) → ഒട്ടിക്കാൻ

👉 ഉദാ: ഒരു സെല്ലിലെ എഴുത്ത് മറ്റൊരു സെല്ലിലേക്ക് മാറ്റാൻ


🔤 Font Section

👉 എഴുത്തിന്റെ രൂപം മാറ്റാൻ

  • Font style (Arial, Calibri…)

  • Font size (12, 14, 16…)

  • Bold (B) → കട്ടിയുള്ള എഴുത്ത്

  • Italic (I) → ചരിഞ്ഞ എഴുത്ത്

  • Underline (U) → അടിവര


🎨 Alignment Section

👉 എഴുത്ത് സെല്ലിനുള്ളിൽ എവിടെ കാണിക്കണം എന്നതിന്

  • Left / Center / Right

  • Top / Middle / Bottom

  • Wrap Text → നീളം കൂടിയ വാചകം അടുത്ത വരിയിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ


🔢 Number Section

👉 Number എങ്ങനെ കാണിക്കണം എന്ന്

  • General

  • Number

  • Currency (₹, AED)

  • Date

  • Percentage (%)

👉 ഉദാ: Salary → Currency
👉 Attendance → Number


🧱 Cells Section

  • Insert → പുതിയ Row / Column ചേർക്കാൻ

  • Delete → Row / Column നീക്കം ചെയ്യാൻ

  • Format → Row height, Column width മാറ്റാൻ


🟢 3️⃣ INSERT TAB

👉 Excel-ലേക്ക് പുതിയ കാര്യങ്ങൾ ചേർക്കാൻ

📊 Charts

  • Bar chart

  • Pie chart

  • Column chart

👉 Sales Report, Attendance graph മുതലായവയ്ക്ക്

📋 Table

  • ഡാറ്റ Table ആക്കി മാറ്റാൻ

  • Filter, Sort ചെയ്യാൻ എളുപ്പം


🟢 4️⃣ PAGE LAYOUT TAB

👉 Print എടുക്കുമ്പോൾ എങ്ങനെ കാണണം എന്ന് തീരുമാനിക്കാൻ

  • Page Size (A4)

  • Orientation (Portrait / Landscape)

  • Margins

  • Print Area


🟢 5️⃣ FORMULAS TAB (കണക്കുകൾ)

👉 Excel-ന്റെ ഏറ്റവും വലിയ ശക്തി

സാധാരണ ഫോർമുലകൾ:

  • =SUM(A1:A10) → കൂട്ടാൻ

  • =AVERAGE(A1:A10) → ശരാശരി

  • =MAX(A1:A10) → ഏറ്റവും വലിയ സംഖ്യ

  • =MIN(A1:A10) → ഏറ്റവും ചെറിയ സംഖ്യ

👉 എല്ലാം = ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങണം


🟢 6️⃣ DATA TAB

👉 വലിയ ഡാറ്റ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ

  • Sort → A-Z / Z-A

  • Filter → ആവശ്യമുള്ള ഡാറ്റ മാത്രം കാണാൻ

  • Remove Duplicates → ഒരേ ഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യാൻ

👉 Office, Accounts, HR ജോലികൾക്ക് വളരെ ഉപകാരപ്രദം


🟢 7️⃣ REVIEW TAB

👉 സുരക്ഷയും പരിശോധനയും

  • Spelling → spelling check

  • Protect Sheet → മറ്റുള്ളവർ മാറ്റാതിരിക്കാൻ

  • Comments → note ചേർക്കാൻ


🟢 8️⃣ VIEW TAB

👉 Excel എങ്ങനെ കാണണം എന്ന്

  • Zoom in / Zoom out

  • Freeze Panes → Header സ്ഥിരമായി കാണാൻ

  • Gridlines on/off


Beginner Practice Tips

  1. ആദ്യം Name list ടൈപ്പ് ചെയ്യുക

  2. പിന്നെ Marks / Salary ചേർക്കുക

  3. SUM ഉപയോഗിച്ച് total കാണിക്കുക

  4. Chart ഉണ്ടാക്കുക

  5. Print Preview നോക്കുക


ചുരുക്കത്തിൽ

  • Excel = Data + Calculation + Presentation

  • Home tab = ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ടത്

  • Formulas പഠിച്ചാൽ Excel എളുപ്പം

==============

📘 MS EXCEL – STEP-BY-STEP PRACTICE WORKBOOK 


🔰 Workbook 1: Excel പരിചയം (Basics)

🟢 Step 1: Excel തുറക്കുക

  1. Computer → Start

  2. Microsoft Excel തുറക്കുക

  3. Blank Workbook ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

👉 ഇപ്പോൾ കാണുന്നത് = Worksheet


🟢 Step 2: Row, Column, Cell മനസ്സിലാക്കുക

  • A, B, C, D → Column

  • 1, 2, 3, 4 → Row

  • A1, B2 → Cell

👉 A1 സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്:

Name

ടൈപ്പ് ചെയ്യുക

👉 B1 സെല്ലിൽ:

Age

🔰 Workbook 2: Simple Data Entry

🟢 Step 3: Name List തയ്യാറാക്കുക

A (Name)B (Age)
Anu12
Rahim13
Sona11
Ajmal14

👉 ഇങ്ങനെ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക


🟢 Step 4: Formatting (Home Tab)

  1. A1, B1 select ചെയ്യുക

  2. Home → Bold (B)

  3. Center alignment കൊടുക്കുക

👉 Header മനോഹരമാകും


🔰 Workbook 3: Total & Formula Practice

🟢 Step 5: Marks Sheet

ABCD
NameMathsEnglishTotal
Anu4045
Rahim3542

🟢 Step 6: Total Calculate ചെയ്യുക

  1. D2 cell ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

  2. ടൈപ്പ് ചെയ്യുക:

=SUM(B2:C2)
  1. Enter അമർത്തുക

👉 Total വരും

  1. D2 cell-ന്റെ കോർണർ drag ചെയ്യുക
    👉 ബാക്കി Total auto വരും


🔰 Workbook 4: Average, Max, Min

🟢 Step 7: Formula Practice

  • Average:

=AVERAGE(B2:C2)
  • Max:

=MAX(B2:C2)
  • Min:

=MIN(B2:C2)

👉 ഓരോ formulaയും വേറെ cell-ൽ പരീക്ഷിക്കുക


🔰 Workbook 5: Salary Sheet (Office Use)

NameSalary
Anwar15000
Sameer18000
Jaseel20000

🟢 Step 8: Currency Format

  1. Salary column select ചെയ്യുക

  2. Home → Number → Currency

  3. ₹ അല്ലെങ്കിൽ AED തിരഞ്ഞെടുക്കുക


🔰 Workbook 6: Sorting & Filtering

🟢 Step 9: Sort

  1. Salary column select

  2. Data → Sort A to Z
    👉 ചെറിയത് മുതൽ വലുത് വരെ

🟢 Step 10: Filter

  1. Header select

  2. Data → Filter

  3. Drop-down arrow ഉപയോഗിച്ച് filter ചെയ്യുക


🔰 Workbook 7: Chart (Graph)

🟢 Step 11: Chart ഉണ്ടാക്കുക

  1. Name + Salary select

  2. Insert → Column Chart
    👉 Graph കാണാം


🔰 Workbook 8: Print Practice

🟢 Step 12: Print Preview

  1. File → Print

  2. Orientation → Landscape

  3. Size → A4

  4. Preview നോക്കുക


🔰 Workbook 9: Save Practice

🟢 Step 13: Save File

  1. File → Save As

  2. Name:

Excel_Practice_1
  1. Location തിരഞ്ഞെടുക്കുക

  2. Save


Daily Practice Plan (Beginner)

🕒 Day 1: Data entry + Formatting
🕒 Day 2: SUM, AVERAGE
🕒 Day 3: Salary sheet + Currency
🕒 Day 4: Sort, Filter
🕒 Day 5: Chart + Print


ഈ Workbook കഴിഞ്ഞാൽ നിങ്ങൾക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നത്

✔ Office data entry
✔ Salary & attendance sheet
✔ Basic accounts
✔ Gulf job Excel test clear ചെയ്യാൻ base ready


1️⃣ Excel Workbook PDF (Malayalam)
2️⃣ Office-oriented Excel exercises
==================

ഇതാ Office-oriented Excel Exercises
👉 ഓഫീസിൽ യഥാർത്ഥത്തിൽ ചെയ്യേണ്ട ജോലികൾ അടിസ്ഥാനമാക്കി,
👉 Beginner → Intermediate ലെവലിലേക്ക് നിങ്ങളെ എത്തിക്കുന്ന രീതിയിൽ,
👉 പൂർണ്ണമായും പ്രാക്ടിക്കൽ ആയി 

📌 ശ്രദ്ധിക്കുക: Excel തുറന്ന് ഒപ്പം ചെയ്യുക. വായിച്ച് മാത്രം പഠിക്കരുത്.


🏢 OFFICE-ORIENTED MS EXCEL EXERCISES (Malayalam)


🟢 Exercise 1: Employee Attendance Sheet

📋 Task:

ഒരു ഓഫീസിലെ ജീവനക്കാരുടെ ഹാജർ ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുക.

✍️ Data Type ചെയ്യുക:

ABCD
Emp IDNameDays PresentTotal Days
101Anwar2430
102Sameer2630
103Jaseel2830

🧮 Task:

  • Attendance % കാണിക്കുക (Column E)

✅ Formula (E2):

=(C2/D2)*100

👉 % format apply ചെയ്യുക


🟢 Exercise 2: Salary Sheet (HR / Accounts)

✍️ Data:

NameBasicHRAAllowanceTotal
Anu1200030001000
Rahim1500040001500

🧮 Task:

  • Total Salary calculate ചെയ്യുക

✅ Formula (E2):

=SUM(B2:D2)

👉 Currency format (₹ / AED) apply ചെയ്യുക


🟢 Exercise 3: Overtime Calculation

✍️ Data:

NameOT HoursRate/HourOT Amount
Anwar1050
Sameer860

🧮 Formula (D2):

=B2*C2

🟢 Exercise 4: Leave Tracker

✍️ Data:

NameTotal LeaveLeave TakenBalance
Anu3012
Rahim3018

🧮 Formula (D2):

=B2-C2

🟢 Exercise 5: Invoice Sheet (Billing Office)

✍️ Data:

ItemQtyRateAmount
Pen105
Book340

🧮 Formula (D2):

=B2*C2

🧮 Grand Total:

=SUM(D2:D3)

🟢 Exercise 6: Stock Register

✍️ Data:

ItemOpeningReceivedIssuedClosing
File1005030
Pen20010080

🧮 Formula (E2):

=B2+C2-D2

🟢 Exercise 7: Sort & Filter (Office Must-Know)

Task:

  • Salary Sheet select ചെയ്യുക

  • Data → Sort → High to Low

  • Data → Filter → Salary > 15000 മാത്രം കാണിക്കുക


🟢 Exercise 8: Department-wise Employee List

✍️ Data:

NameDepartmentSalary
AnuHR18000
RahimAccounts22000
SameerHR20000

Task:

  • HR Department മാത്രം filter ചെയ്യുക

  • Average Salary calculate ചെയ്യുക

=AVERAGE(C2:C4)

🟢 Exercise 9: Simple Office Chart

Task:

  • Name + Salary select ചെയ്യുക

  • Insert → Column Chart
    👉 Salary comparison chart കാണിക്കുക


🟢 Exercise 10: Print-Ready Office Report

Task:

  • Header bold & center

  • Page Layout → A4

  • Orientation → Landscape

  • File → Print Preview


Office Job Excel Test – Practice Set

Try without looking 👇

1️⃣ Total Salary calculate ചെയ്യുക
2️⃣ Highest Salary കണ്ടെത്തുക (MAX)
3️⃣ Lowest Salary കണ്ടെത്തുക (MIN)
4️⃣ Attendance % calculate ചെയ്യുക
5️⃣ Table → Filter → Print


ഈ Exercises കഴിഞ്ഞാൽ നിങ്ങൾക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നത്

✔ HR Attendance & Salary Sheet
✔ Accounts Basic Calculations
✔ Invoice & Stock Register
✔ Sort / Filter confidently
✔ Office Excel Interview Test ready


==================

മികച്ചത് 👍
ഇതാ Office Data Entry Tasks
👉 ഓഫീസിൽ സാധാരണയായി ചെയ്യേണ്ട ഡാറ്റാ എൻട്രി ജോലികൾ
👉 തുടക്കക്കാരന്‍ (Beginner) സ്വയം പ്രാക്ടിക്കലി ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന രീതിയിൽ
👉 പൂർണ്ണമായും മലയാളത്തിൽ.


🏢 OFFICE DATA ENTRY TASKS – MS EXCEL (Malayalam)

📌 ശ്രദ്ധിക്കുക: Excel തുറന്ന് ഒപ്പം ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചെയ്യുക.
വായിച്ചു മാത്രം പഠിക്കരുത്.


🟢 Task 1: Employee Master List (അടിസ്ഥാന ഓഫീസ് ഡാറ്റ)

🎯 ലക്ഷ്യം:

ഓഫീസിലെ ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങൾ Excel-ൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.

✍️ Type ചെയ്യുക:

ABCD
Emp IDNameDepartmentMobile
1001AnwarHR9876543210
1002SameerAccounts9567891234
1003JaseelSales9898765432

📝 പഠിക്കുന്നതെന്ത്?

✔ Basic typing
✔ Column, Row ഉപയോഗം
✔ Office-style data entry


🟢 Task 2: Attendance Data Entry

🎯 ലക്ഷ്യം:

മാസത്തിലെ ഹാജർ വിവരങ്ങൾ നൽകുക.

NameDays PresentTotal Days
Anwar2530
Sameer2830
Jaseel2730

👉 ഇവിടെ Formula ഇല്ല, വെറും data entry മാത്രം.


🟢 Task 3: Attendance Percentage Entry

🎯 ലക്ഷ്യം:

ഹാജർ ശതമാനം കാണിക്കുക.

🧮 Formula (D2):

=(B2/C2)*100

👉 % format apply ചെയ്യുക
(Home → Number → Percentage)


🟢 Task 4: Salary Data Entry (HR / Accounts)

✍️ Type ചെയ്യുക:

NameBasic SalaryAllowanceDeduction
Anwar1500030001000
Sameer1800040001500

👉 ഇവിടെ numbers correct ആയി ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതാണ് പ്രധാന്യം.


🟢 Task 5: Total Salary Calculation

🧮 Formula (E2):

=B2+C2-D2

👉 Formula copy ചെയ്യുക (drag down)


🟢 Task 6: Invoice Data Entry (Billing Office)

🎯 ലക്ഷ്യം:

ബില്ലിംഗ് ഓഫീസിലെ എൻട്രി.

ItemQuantityRateAmount
Pen105
Notebook540

🧮 Formula (D2):

=B2*C2

🟢 Task 7: Stock Register Data Entry

✍️ Type ചെയ്യുക:

ItemOpeningReceivedIssuedClosing
File1005030
Pen2008060

🧮 Formula (E2):

=B2+C2-D2

🟢 Task 8: Office Contact List

🎯 ലക്ഷ്യം:

ഓഫീസ് കോൺടാക്ട് ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുക.

NameDesignationPhoneEmail
AnwarManager9876543210anwar@gmail.com
SameerClerk9567891234sameer@gmail.com

🟢 Task 9: Sort & Filter (Data Entry Job Must-Know)

✨ Sort:

  • Salary Sheet select ചെയ്യുക

  • Data → Sort → High to Low

✨ Filter:

  • Header select → Data → Filter

  • Department = HR മാത്രം കാണിക്കുക


🟢 Task 10: Save & File Naming (Office Discipline)

💾 Save File:

  • File → Save As

  • File Name:

Office_Data_Entry_July_2025.xlsx

👉 Proper file naming office professionalism ആണ്.


Office Data Entry Test (Practice Yourself)

Try without help 👇

1️⃣ Employee list type ചെയ്യുക
2️⃣ Attendance % calculate ചെയ്യുക
3️⃣ Salary Total calculate ചെയ്യുക
4️⃣ Stock closing balance കണ്ടെത്തുക
5️⃣ Filter ചെയ്ത് print preview കാണിക്കുക


ഈ Tasks കഴിഞ്ഞാൽ നിങ്ങൾക്ക്

✔ Office Data Entry confidently ചെയ്യാം
✔ HR / Accounts basic Excel work
✔ Billing & Stock entry
✔ Excel Interview data entry test clear


👉 അടുത്തതായി 
1️⃣ Real Office Excel Test Questions
2️⃣ HR Data Entry Workbook
3️⃣ Accounts Data Entry Practice
4️⃣ Gulf Job Excel Test Training

==============================

മികച്ചത് 👍
ഇതാ Real Office Excel Test Questions
👉 ഓഫീസുകളിലും Gulf job interviews-ലും സാധാരണ ചോദിക്കുന്നതുപോലെ
👉 Beginner–Intermediate level
👉 പ്രാക്ടിക്കൽ ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന രീതിയിൽ

📌 ശ്രദ്ധിക്കുക: Excel തുറന്ന് സ്വയം ചെയ്യുക.
Answer കാണുന്നതിന് മുമ്പ് ശ്രമിക്കുക.


🏢 REAL OFFICE EXCEL TEST QUESTIONS (Malayalam)


🟢 Test 1: Basic Data Entry & Formatting

❓ Question:

Employee details Excel-ൽ type ചെയ്ത് header format ചെയ്യുക.

Data:

Emp IDNameDepartmentSalary
101AnwarHR18000
102SameerAccounts22000
103JaseelSales20000

🎯 Task:

✔ Header bold & center
✔ Salary column Currency format
✔ Column width adjust ചെയ്യുക


🟢 Test 2: Total Salary & Formula

❓ Question:

Allowance ചേർത്ത് Total Salary calculate ചെയ്യുക.

Data:

NameBasicAllowanceTotal
Anwar150003000
Sameer180004000

🧮 Formula:

=B2+C2

🟢 Test 3: Attendance Percentage

❓ Question:

Attendance % calculate ചെയ്യുക.

NamePresentTotal%
Anwar2630
Sameer2830

🧮 Formula:

=(B2/C2)*100

🟢 Test 4: Sort & Filter

❓ Question:

  • Salary High to Low sort ചെയ്യുക

  • Department = HR filter ചെയ്യുക


🟢 Test 5: Highest & Lowest Salary

❓ Question:

  • Highest Salary കണ്ടെത്തുക

  • Lowest Salary കണ്ടെത്തുക

🧮 Formulas:

=MAX(D2:D4)
=MIN(D2:D4)

🟢 Test 6: Invoice Calculation

❓ Question:

Invoice Amount calculate ചെയ്യുക.

ItemQtyRateAmount
Pen105
Book440

🧮 Formula:

=B2*C2

🟢 Test 7: Stock Closing Balance

❓ Question:

Closing Stock calculate ചെയ്യുക.

ItemOpeningReceivedIssuedClosing
File1005030

🧮 Formula:

=B2+C2-D2

🟢 Test 8: Chart Question (Very Common)

❓ Question:

Salary comparison chart create ചെയ്യുക.

Steps:

  • Name + Salary select

  • Insert → Column Chart


🟢 Test 9: Save & File Management

❓ Question:

File save ചെയ്യുക:

Employee_Report_Nov_2025.xlsx

🟢 Test 10: Viva / Oral Excel Questions

✔ Excel-ൽ formula എങ്ങനെ തുടങ്ങണം?
✔ SUM function എന്തിന്?
✔ Sort & Filter തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം?
✔ Currency format എന്തിന് ഉപയോഗിക്കുന്നു?
✔ Excel office-ൽ എന്തിന് ഉപയോഗിക്കുന്നു?


Excel Practical Test (15 Minutes Challenge)

👉 Interview-ൽ ചെയ്യിപ്പിക്കുന്ന പോലെ:

1️⃣ Data type ചെയ്യുക
2️⃣ Total calculate ചെയ്യുക
3️⃣ % calculate ചെയ്യുക
4️⃣ Sort & Filter
5️⃣ Chart create ചെയ്യുക


ഈ Test കഴിഞ്ഞാൽ നിങ്ങൾ

✔ Office Excel practical test clear ചെയ്യാം
✔ Gulf job Excel interview confident ആയിരിക്കും
✔ Data entry + calculation ready


👉 അടുത്തതായി 
1️⃣ Excel Interview Answers (Malayalam)
2️⃣ Advanced Office Excel (VLOOKUP, IF)
3️⃣ HR / Accounts Excel Test
4️⃣ Printable Excel Test Paper (PDF)

Excel-ൽ Two Columns Merge ചെയ്യാനുള്ള വഴി

Comments

Popular posts from this blog

MS Word File Menu-യിലെ പ്രധാന ഓപ്ഷനുകൾ, New, Open, Save, Save As, Print, Share, Export, Close, Account and Options

Lesson-1: ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റം മുതൽ ടാസ്ക്ബാർ വരെ, വിൻഡോസ് ഡിസ്പ്ലേ ഭാഷ ഇംഗ്ലീഷിലേക്ക് മാറ്റുന്നത്

കീബോർഡിലെ പ്രധാന കീകളുടെ ഉപയോഗം: Tab Key, Win Key, Esc, Alt, Ctrl, Home, End, PrtSc, F1 to F10, PgUp, Pg Dn, Arrow Key....