MS Excel Interview Viva Questions & Malayalam Answers

 MS Excel Interview Viva Questions & Answers

ഇവ Office Assistant, Admin Assistant, HR Assistant, Accounts Assistant, Data Entry Operator തുടങ്ങിയ ജോലികളുടെ interview-ന് തയ്യാറെടുക്കുന്ന beginners-ന് അനുയോജ്യമായ ചോദ്യങ്ങളാണ്.

A. Excel Basics

1. What is Microsoft Excel? — MS Excel എന്താണ്?
ഉത്തരം: Data enter ചെയ്യാനും, കണക്കുകൂട്ടാനും, പട്ടികകൾ തയ്യാറാക്കാനും, reports, charts എന്നിവ ഉണ്ടാക്കാനും ഉപയോഗിക്കുന്ന spreadsheet software ആണ് MS Excel.

2. What is a Workbook? — Workbook എന്താണ്?
ഉത്തരം: Excel-ൽ നമ്മൾ Save ചെയ്യുന്ന മുഴുവൻ file-നെയാണ് Workbook എന്ന് പറയുന്നത്. ഒരു Workbook-ൽ ഒന്നിലധികം Worksheets ഉണ്ടാകാം.

3. What is a Worksheet? — Worksheet എന്താണ്?
ഉത്തരം: Workbook-നുള്ളിൽ data enter ചെയ്ത് work ചെയ്യുന്ന ഓരോ sheet-നെയാണ് Worksheet എന്ന് പറയുന്നത്.

4. What is a Row? — Row എന്താണ്?
ഉത്തരം: Excel-ൽ ഇടത്തുനിന്ന് വലത്തോട്ട് പോകുന്ന horizontal വരികളാണ് Rows. ഇവയ്ക്ക് 1, 2, 3, 4... എന്നിങ്ങനെ നമ്പറുകളുണ്ട്.

5. What is a Column? — Column എന്താണ്?
ഉത്തരം: മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് പോകുന്ന vertical നിരകളാണ് Columns. ഇവ A, B, C, D... എന്നിങ്ങനെ letters ഉപയോഗിച്ച് കാണിക്കുന്നു.

6. What is a Cell? — Cell എന്താണ്?
ഉത്തരം: Row-യും Column-ഉം കൂടിച്ചേരുന്ന ചെറിയ box ആണ് Cell. ഉദാഹരണം: A1, B5, C10.

7. What is Cell Address?
ഉത്തരം: ഒരു Cell-ന്റെ location തിരിച്ചറിയാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന പേരാണ് Cell Address. ഉദാഹരണം: B4 എന്നാൽ Column B-യും Row 4-ഉം കൂടിച്ചേരുന്ന Cell.

---

B. Formula & Functions

8. How do you start a formula in Excel?
ഉത്തരം: Excel formula എപ്പോഴും = (Equal Sign) ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങണം.

ഉദാഹരണം:

=A1+B1

9. What is SUM used for?
ഉത്തരം: Numbers കൂട്ടി Total കണ്ടെത്താൻ SUM ഉപയോഗിക്കുന്നു.

=SUM(B2:B10)

10. What is AVERAGE?
ഉത്തരം: ഒരു കൂട്ടം numbers-ന്റെ ശരാശരി കണ്ടെത്താൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന function ആണ് AVERAGE.

=AVERAGE(B2:B10)

11. What is MAX?
ഉത്തരം: ഒരു range-ലെ ഏറ്റവും വലിയ value കണ്ടെത്താൻ.

=MAX(B2:B10)

Salary sheet-ൽ highest salary കണ്ടെത്താൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കാം.

12. What is MIN?
ഉത്തരം: ഏറ്റവും ചെറിയ value കണ്ടെത്താൻ.

=MIN(B2:B10)

13. How do you calculate percentage?

ഉദാഹരണം: Present Days B2-ലും Total Days C2-ലും ആണെങ്കിൽ:

=(B2/C2)*100

---

C. Office Calculation Questions

14. How do you calculate Total Salary?

Basic Salary = B2
Allowance = C2

=B2+C2

15. How do you calculate Net Salary?

Basic = B2
Allowance = C2
Deduction = D2

=B2+C2-D2

16. How do you calculate Overtime Amount?

OT Hours = B2
Rate per Hour = C2

=B2*C2

ഉദാഹരണം: 10 hours × AED 20 = AED 200

17. How do you calculate Closing Stock?

Opening + Received − Issued

=B2+C2-D2

ഇത് Warehouse / Store / Inventory ജോലികളിൽ വളരെ പ്രധാനമാണ്.

---

D. Sort & Filter

18. What is Sort in Excel?
ഉത്തരം: Data ഒരു പ്രത്യേക order-ൽ ക്രമീകരിക്കാൻ Sort ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം:

• Name → A to Z

• Salary → Smallest to Largest

• Salary → Largest to Smallest

19. What is Filter?
ഉത്തരം: വലിയ data-യിൽ നിന്ന് നമുക്ക് ആവശ്യമുള്ള records മാത്രം താൽക്കാലികമായി കാണിക്കാൻ Filter ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: Employee list-ൽ HR Department മാത്രം കാണിക്കുക.

20. What is the difference between Sort and Filter?
ഉത്തരം: Sort data-യുടെ order മാറ്റുന്നു. Filter ആവശ്യമുള്ള data മാത്രം കാണിക്കുന്നു; ബാക്കിയുള്ള rows താൽക്കാലികമായി hide ചെയ്യുന്നു.

---

E. Formatting

21. What is Wrap Text?
ഉത്തരം: ഒരു Cell-ൽ നീളമുള്ള text ഉണ്ടെങ്കിൽ അത് അതേ Cell-നുള്ളിൽ ഒന്നിലധികം lines ആയി കാണിക്കാൻ Wrap Text ഉപയോഗിക്കുന്നു.

22. What is Merge & Center?
ഉത്തരം: ഒന്നിലധികം Cells ഒന്നാക്കി അതിനുള്ളിലെ text center-ൽ കാണിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: Report heading തയ്യാറാക്കാൻ.

23. What is AutoFit?
ഉത്തരം: Cell-ലുള്ള content അനുസരിച്ച് Column Width അല്ലെങ്കിൽ Row Height automatic ആയി ശരിയാക്കാൻ AutoFit ഉപയോഗിക്കുന്നു.

24. How do you format salary as currency?
ഉത്തരം: Salary cells select ചെയ്യുക → Home → Number → Currency/Accounting → ആവശ്യമായ currency തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

ഉദാഹരണം: ₹ / AED / $.

---

F. Data Management

25. What is Freeze Panes?
ഉത്തരം: വലിയ worksheet scroll ചെയ്യുമ്പോഴും Header അല്ലെങ്കിൽ പ്രധാന Row/Column screen-ൽ സ്ഥിരമായി കാണാൻ Freeze Panes ഉപയോഗിക്കുന്നു.

26. What is Find and Replace?
ഉത്തരം: ഒരു പ്രത്യേക word/value കണ്ടെത്താനും അതിനെ മറ്റൊന്നായി മാറ്റാനും ഉപയോഗിക്കുന്നു.

Shortcut:
Ctrl + F → Find
Ctrl + H → Replace

27. What is Data Validation?
ഉത്തരം: ഒരു Cell-ൽ എന്തുതരം data enter ചെയ്യാം എന്ന് നിയന്ത്രിക്കാൻ Data Validation ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: Department column-ൽ dropdown:

HR / Accounts / Sales / Admin

---

G. IF Function – Interview Favourite

28. What is IF Function?
ഉത്തരം: ഒരു condition ശരിയാണോ തെറ്റാണോ പരിശോധിച്ച് അതനുസരിച്ച് result നൽകാൻ IF ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: Mark 40 അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കൂടുതൽ ആണെങ്കിൽ Pass:

=IF(B2>=40,"Pass","Fail")

29. Attendance 90% or above ആണെങ്കിൽ Good എന്ന് എങ്ങനെ കാണിക്കും?

=IF(C2>=90%,"Good","Needs Attention")

---

H. Charts & Reports

30. What is a Chart?
ഉത്തരം: Excel data visual ആയി graph രൂപത്തിൽ കാണിക്കുന്നതാണ് Chart.

ഉദാഹരണം:

• Column Chart

• Bar Chart

• Pie Chart

• Line Chart

31. Which chart can you use to compare employee salaries?
ഉത്തരം: Column Chart അല്ലെങ്കിൽ Bar Chart ഉപയോഗിക്കാം.

---

I. File & Printing Questions

32. How do you save an Excel file?
ഉത്തരം: File → Save As → Location തിരഞ്ഞെടുക്കുക → File Name നൽകുക → Save.

Shortcut:

Ctrl + S

33. What is the normal Excel file extension?
ഉത്തരം: .xlsx

ഉദാഹരണം:

Employee_Payroll_August_2026.xlsx

34. How do you print an Excel worksheet?
ഉത്തരം: File → Print അല്ലെങ്കിൽ Ctrl + P.

Print ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് Print Preview പരിശോധിക്കണം.

35. What are Portrait and Landscape?
ഉത്തരം: Page vertical ആയി print ചെയ്യുന്നത് Portrait. Page horizontal ആയി print ചെയ്യുന്നത് Landscape.

വലിയ Excel tables-ന് സാധാരണ Landscape കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമാണ്.

---

J. Common Excel Shortcuts for Viva

Shortcut	ഉപയോഗം
Ctrl + C	Copy
Ctrl + V	Paste
Ctrl + X	Cut
Ctrl + Z	Undo
Ctrl + Y	Redo
Ctrl + S	Save
Ctrl + P	Print
Ctrl + F	Find
Ctrl + H	Replace
Ctrl + A	Select All
F2	Selected Cell edit ചെയ്യാൻ

---

Interviewer ചോദിക്കാവുന്ന Practical Question

Interviewer: Can you prepare an employee salary sheet in Excel?

Simple English Answer:

Yes. I can enter employee details, calculate basic salary, allowances, deductions, overtime and net salary. I can also use formulas, sort, filter and prepare basic reports and charts.

മലയാളത്തിൽ അർത്ഥം:
അതെ. Employee details enter ചെയ്യാനും Basic Salary, Allowance, Deduction, Overtime, Net Salary എന്നിവ calculate ചെയ്യാനും എനിക്ക് കഴിയും. Formula, Sort, Filter എന്നിവ ഉപയോഗിക്കാനും basic reports, charts എന്നിവ തയ്യാറാക്കാനും കഴിയും.

വിദ്യാർത്ഥികൾ നിർബന്ധമായും Practical ആയി അറിയേണ്ട 10 കാര്യങ്ങൾ

Data Entry → Formatting → SUM → Percentage → IF → Salary Calculation → Sort → Filter → Chart → Print

Interview-ൽ “I know Excel” എന്ന് പറയുന്നതിനേക്കാൾ, interviewer നൽകുന്ന sample data ഉപയോഗിച്ച് ഇവ സ്വയം ചെയ്തു കാണിക്കാൻ കഴിയുന്നതാണ് പ്രധാനപ്പെട്ടത്.